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다수 매장을 전개하는 음식점 체인 본부에서는, 각 매장의 수발주나 청구 처리가 분산되어, 전체 수치 파악이나 대조 작업에 많은 시간을 빼앗기고 있는 케이스가 적지 않습니다. 매장에 따라 발주처나 주문 수단(전화, FAX, LINE, 각종 Web 시스템 등)이 다르면, 본부로 도달하는 데이터 형식이 갖춰지지 않아, 수입력에 의한 집계나 납품서·청구서의 대조 업무가 번잡해집니다.
또한, 매장별 청구서가 본부에 뿔뿔이 도착함으로 인해, 지급 기일 직전에 집계 작업이 집중되거나, 주문 내용과 청구 금액의 맞대기 작업에서 확인 작업이 발생하는 등, 현장과 본두 모두에 부담이 발생하는 원인이 됩니다.
이러한 업무의 분산을 막고, 본부에서의 대조 실무를 원활하게 진행하기 위해서는, 먼저 현상의 발주 루트와 청구 처리의 흐름을 시각화·룰화하는 것이 중요합니다.
1. 매장별 매입 루트와 주문 형식의 도출
어느 매장이 어느 도매업자에 대해, 어떠한 수단으로 주문을 내고 있는지를 목록화합니다.
2. 청구 데이터와 납품 서류의 집약 절차의 통일
각 매장에서 수령한 납품서나 청구 데이터를 어떠한 타이밍·룰로 본부에 공유할지, 운용 가이드라인을 정합니다.
3. 매입·청구 데이터의 대조 룰의 명확화
주문 시의 데이터, 납품 시의 데이터, 도착한 청구서를 대조할 때 체크 항목을 명확히 하고, 불일치가 일어났을 때의 확인 플로우를 미리 정해 둡니다.
실무상의 정리를 진행함으로써, 데이터 전달의 누락을 막고, 월초나 월말의 대조 코스트를 경감할 수 있는 토대가 갖춰집니다.
실무 정리와 아울러, 수발주나 청구 데이터를 일원 관리할 수 있는 시스템을 활용하는 것이 유효합니다. 시스템 도입을 검토할 때는, 기존 매입처와의 거래 절차를 무너뜨리지 않고 데이터 연계를 실시할 수 있는지가 포인트가 됩니다.
예를 들어, 업무 지원 시스템 「kurubehind」에서는 LINE이나 자필·FAX 등 기존의 주문 방법을 활용하면서 수주 데이터를 불러오는 기능을 제공하고 있습니다. 주문 데이터를 불러온 후에는, 화면상에서 상품 연결 결과를 확인·수정할 수 있으며, 작업 지시서부터 납품서·청구서까지 일관되게 데이터를 연결하는 것이 가능합니다.
나아가, 판매·매입·청구·입금·재고와 같은 각종 데이터를 하나의 화면에서 확인할 수 있기 때문에, 본부의 관리 업무에 있어서의 데이터 대조 수고를 경감하는 도움이 됩니다.
음식점 체인 본부에서는 매장 수나 기존의 상류, 본부와 매장 간의 운용 룰에 응한 시스템의 적합 검토가 빠질 수 없습니다. 수발주나 청구의 일원 관리를 진행함에 있어서는, 자사의 현재 업무 절차를 정리한 바탕에서, 필요한 운용에 대응할 수 있는지를 사전에 확인하는 것이 권장됩니다.
KURU마트 주식회사가 제공하는 「kurubehind」에서는 공통되는 수발주·청구 업무로의 적합에 대해 개별 상담을 받고 있습니다. 자세한 기능이나 도입 흐름에 대해서는 kurubehind 공식 페이지에서 확인·상담할 수 있습니다.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.