複数店舗を展開する飲食店チェーンの本部では、各店舗の受発注や請求処理が分散し、全体の数値把握や照合作業に多くの時間を割かれているケースが少なくありません。店舗によって発注先や注文手段（電話、FAX、LINE、各種Webシステムなど）が異なると、本部へ届くデータの形式が揃わず、手入力による集計や納品書・請求書の照合業務が煩雑化します。
また、店舗ごとの請求書が本部にバラバラに届くことで、支払期日直前に集計作業が集中したり、注文内容と請求金額の付け合わせ作業で確認作業が発生したりと、現場と本頭の両方に負担が生じる原因となります。
こうした業務の分散を防ぎ、本部での照合実務をスムーズに進めるためには、まず現状の発注ルートと請求処理の流れを可視化・ルール化することが重要です。
1. 店舗ごとの仕入れルートと注文形式の洗い出し
どの店舗がどの卸業者に対して、どのような手段で注文を出しているかを一覧化します。
2. 請求データと納品書類の集約手順の統一
各店舗で受け取った納品書や請求データをどのようなタイミング・ルールで本部に共有するか、運用のガイドラインを定めます。
3. 仕入・請求データの照合ルールの明確化
注文時のデータ、納品時のデータ、届いた請求書を突き合わせる際チェック項目を明確にし、不整合が起きた際の確認フローをあらかじめ決めておきます。
実務上の整理を行うことで、データ伝達の抜け漏れを防ぎ、月頭や月末の照合コストを軽減できる素地が整います。
実務整理とあわせて、受発注や請求データを一元管理できるシステムを活用することが有効です。システム導入を検討する際は、既存の仕入れ先との取引手順を崩さずにデータ連携を行えるかがポイントになります。
例えば、業務支援システム「kurubehind」では、LINEや手書き・FAXなど既存の注文方法を活用しながら受注データを取り込む機能を提供しています。注文データを取り込んだ後は、画面上で商品紐づけ結果を確認・修正することができ、作業指示書から納品書・請求書まで一貫してデータをつなげることが可能です。
さらに、販売・仕入・請求・入金・在庫といった各種データを一つの画面で確認できるため、本部の管理業務におけるデータ照合の手間を軽減する助けとなります。
飲食店チェーン本部においては、店舗数や既存の商流、本部と店舗間の運用ルールに応じたシステムの適合検討が欠かせません。受発注や請求の一元管理を進めるにあたっては、自社の現在の業務手順を整理したうえで、必要な運用に対応できるかを事前に確認することが推奨されます。
KURUマート株式会社が提供する「kurubehind」では、共通する受発注・請求業務への適合について個別の相談を受け付けています。詳しい機能や導入の流れについては、kurubehind公式ページで確認・相談することができます。
飲食店として15年以上現場に立ち、その後は卸・流通の内側にも入りました。どちらの立場も見てきたからこそ気づいたことを、ここに書きとめています。