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체인 전개가 진행되는 가운데, 매장으로부터의 주문 방식이 LINE이나 FAX, 수기 등 다방면에 걸치면, 현장에서는 수신한 주문 내용을 작업지시서나 납품서, 청구서로 수입력하여 전기하는 작업이 발생합니다. 이 전기 작업에 있어서는, 상품명의 표기 흔들림으로 인한 실수나, 출하 데이터와 청구 데이터의 불일치와 같은 트러블이 일어나기 쉬워집니다.
특히 수발주 데이터가 작업지시서나 납품서, 청구서와 개별적으로 관리되고 있으면, 월말의 대조 업무에 다대한 시간을 요하고, 재고 관리와의 연계에도 어긋남이 생깁니다. 현장의 혼란을 막기 위해서는, 현행 운용을 크게 바꾸지 않고 데이터를 일관되게 정리할 수 있는 구조가 필요합니다.
데이터 분단을 막는 실무의 첫걸음으로서, 우선은 수발주부터 청구·재고 관리로 이어지는 업무 플로우를 가시화하고, 일련의 전표 데이터의 흐름을 정리합니다.
1. 상품 표기와 품목 코드의 공통화
매장이나 거래처로부터 도착하는 주문 표기를 정리하고, 본부가 다루는 상품 마스터나 재고 코드와 일대일로 연결할 수 있는 룰을 설정합니다.
2. 전표 발행 프로세스의 연속화
주문 데이터를 바탕으로 작업지시서를 작성하고, 그 내용이 그대로 납품서나 청구 데이터로 연동되는 실무 수순을 구축합니다. 이것으로 이중 입력의 수고를 줄입니다.
3. 확인 프로세스의 표준화
전기나 코드 변환을 실시한 단계에서, 인간의 눈으로 내용을 수정·확인할 수 있는 포인트를 업무 플로우 내에 편입하여, 오출하나 오청구를 방지합니다.
이러한 업무 정리의 노력을 시스템 면에서 지원하는 것이, 업무 지원 서비스인 「kurubehind」입니다.
kurubehind는 LINE이나 수기, FAX 등, 현재 운용하고 있는 주문 방식을 바꾸지 않고 수주 데이터로서 받아들일 수 있습니다. 받아들여진 수주 데이터의 상품 연결 결과는 화면상에서 간단하게 확인·수정할 수 있기 때문에, 전기 실수의 리스크를 줄일 수 있습니다.
나아가, 수주 데이터를 작업지시서부터 납품서, 청구서까지 일관되게 연결하는 것이 가능합니다. 판매, 매입, 청구, 입금, 재고 데이터를 하나의 화면에서 확인할 수 있기 때문에, 수발주부터 확정 데이터까지의 주고받기를 효율적으로 정리할 수 있습니다. 또한, 거래처용으로 자사 상품을 게재할 수 있는 전용 주문 앱의 제공도 실시하고 있습니다.
체인 매장이나 본부의 수발주·청구 업무는, 거점 수나 거래 구조에 따라 다채로운 대응이 요구됩니다. 자사의 현장 운용에 어느 범위까지 시스템이 적합할지를 사전에 확인하는 것이 중요합니다.
일원 관리를 향한 업무의 정리나 시스템 적합에 대해 확인하고 싶으신 분은, 꼭 공식 페이지를 봐 주십시오. 자료 청구나 개별 상담 동선이 준비되어 있습니다.
상세한 기능이나 도입 흐름에 대해서는, kurubehind 공식 페이지에서 확인하실 수 있습니다.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.