チェーン展開が進む中で、店舗からの注文方法がLINEやFAX、手書きなど多岐にわたると、現場では受信した注文内容を作業指示書や納品書、請求書へ手入力で転記する作業が発生します。この転記作業においては、商品名の表記揺れによるミスや、出荷データと請求データの不一致といったトラブルが起こりやすくなります。
特に受発注データが作業指示書や納品書、請求書と個別に管理されていると、月末の照合業務に多大な時間を要し、在庫管理との連携にもズレが生じます。現場の混乱を防ぐためには、現行の運用を大きく変えずにデータを一貫して整理できる仕組みが必要です。
データ分断を防ぐ実務の第一歩として、まずは受発注から請求・在庫管理に至る業務フローを可視化し、一連の伝票データの流れを整理します。
1. 商品表記と品目コードの共通化
店舗や取引先から届く注文表記を整理し、本部の扱う商品マスタや在庫コードと一対一で紐づけられるルールを設定します。
2. 伝票発行プロセスの連続化
注文データをもとに作業指示書を作成し、その内容がそのまま納品書や請求データへと連動する実務手順を構築します。これにより二重入力の手間を削ります。
3. 確認プロセスの標準化
転記やコード変換を行った段階で、人間の目で内容を修正・確認できるポイントを業務フロー内に組み込み、誤出荷や誤請求を防止します。
こうした業務整理の取り組みをシステム面から支援するのが、業務支援サービスの「kurubehind」です。
kurubehindは、LINEや手書き、FAXなど、現在運用している注文方法を変えることなく受注データとして取り込むことができます。取り込まれた注文データの商品紐づけ結果は画面上で簡単に確認・修正できるため、転記ミスのリスクを抑えられます。
さらに、受注データを作業指示書から納品書、請求書まで一貫してつなぐことが可能です。販売、仕入、請求、入金、在庫のデータを一つの画面で確認できるため、受発注から確定データまでのやり取りを効率的に整理できます。また、取引先向けに自社商品を掲載できる専用注文アプリの提供も行っています。
チェーン店舗や本部の受発注・請求業務は、拠点数や取引構造によって多様な対応が求められます。自社の現場運用にどの範囲までシステムが適合するかを事前に確認することが大切です。
一元管理に向けた業務の整理やシステム適合について確認したい方は、ぜひ公式ページをご覧ください。資料請求や個別の相談導線が用意されています。
詳細な機能や導入の流れにつきましては、kurubehind公式ページにてご確認いただけます。
飲食店として15年以上現場に立ち、その後は卸・流通の内側にも入りました。どちらの立場も見てきたからこそ気づいたことを、ここに書きとめています。