이 글은 일본어 원문을 번역한 것입니다.일본어 원문 보기
음식점으로부터의 주문에서는, 「마루사바」「특대 새우」「생문어 A」와 같은 점포 고유의 약칭이나, 규격이 생략된 모호한 표현이 사용되는 경우가 적지 않습니다. 베테랑 수주 담당자라면 문맥이나 과거의 경향으로부터 특정할 수 있는 경우라도, 담당자가 바뀌면 「어느 규격의 상품인가」「어느 상품 코드와 연결해야 하는가」를 알지 못해, 사내에서의 확인 작업이나 거래처로의 문의가 발생합니다. 이러한 작업이 빈발하면, 수주부터 출하까지의 타임 로스나 입력 미스를 초래하는 원인이 됩니다.
모호한 주문 문구나 약칭으로 인한 확인의 수고를 줄이려면, 과거의 수주 실적을 정리하고, 연결의 기준을 명시하는 것이 중요합니다. 다음 수순으로 업무를 정리합니다.
1. 과거의 수주표로부터 약칭과 정식 상품의 대응표를 작성
과거 수개월 분의 수주 전표나 메시지 이력을 되돌아보고, 거래처마다 사용되고 있는 약칭이나 변칙적인 표기와, 자사 상품 마스터(정식 명칭·규격·상품 코드)의 조합을 추출합니다.
2. 오해가 생기기 쉬운 표기의 룰화
같은 「새우」라는 표기라도, 거래처에 따라 사이즈나 냉동·생 등의 규격이 다른 경우가 있습니다. 모호한 표현이 나왔을 때 우선하여 할당할 표준 품목을 정하고, 판단에 망설여지는 경우의 확인 플로우를 정리합니다.
3. 수주 데이터의 이력을 지식으로서 공유
특정할 수 있었던 연결 실적을 목록화하여, 수주 담당자 전원이 참조할 수 있는 상태로 만듭니다. 개인에게 의존하던 지식을 조직의 데이터로서 축적함으로써, 확인 작업의 평준화를 도모합니다.
업무 수순의 정리 외에도, 과거의 수주 데이터를 활용하여 상품 연결의 확인 작업을 보조하는 구조를 도입하는 것도 효과적입니다.
선어 도매의 주문 업무를 바탕으로 개발된 「사바케루」는, 단독으로 이용할 수 있는 주문 캡처·상품 연결 서비스입니다. 과거의 수주표를 사용하여 전용으로 학습 설정을 실시하는 기능을 갖추고 있습니다. LINE 등으로 도착한 주문 문구를 붙여넣으면, 학습된 데이터를 바탕으로 상품 연결 결과가 표시됩니다.
자동화에만 의존하는 것이 아니라, 연결 결과를 최종적으로 사람의 눈으로 확인·수정할 수 있는 구성으로 되어 있기 때문에, 현장의 운용에 맞춘 확실한 수주 확인이 가능합니다. 과거의 거래 데이터에 기반한 연결을 활용함으로써, 약칭이나 변칙적인 주문 문구의 특정에 걸리는 수고를 경감합니다.
식자재의 약칭이나 모호한 표기에 대한 대응은, 과거의 수주 이력을 축적·정리하고, 연결의 정밀도를 높여가는 노력이 유효합니다. 자사의 수주 플로우를 재검토한 후, 데이터 활용을 보조하는 시스템의 검토를 진행합시다.
「사바케루」의 자세한 기능이나 도입의 흐름, 전용 학습 설정에 관한 상세한 내용은 공식 페이지에서 확인할 수 있습니다. 수주 업무의 확인 수고를 줄이고 싶은 도매업자 분은, 꼭 봐 주십시오.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.