飲食店からの注文では、「マルサバ」「特大エビ」「生タコ A」といった店舗独自の略称や、規格が省略された曖昧な表現が使われることが少なくありません。ベテランの受注担当者であれば文脈や過去の傾向から特定できる場合でも、担当者が変わると「どの規格の商品か」「どの商品コードと紐づけるべきか」が分からず、社内での確認作業や取引先への問い合わせが発生します。こうした作業が頻発すると、受注から出荷までのタイムロスや入力ミスを招く原因となります。
曖昧な注文文や略称による確認の手間を減らすには、過去の受注実績を整理し、紐づけの基準を明示することが重要です。以下の手順で業務を整理します。
1. 過去の受注票から略称と正式商品の対応表を作成
過去数か月分の受注伝票やメッセージ履歴を見返し、取引先ごとに使われている略称や変則的な表記と、自社商品マスタ（正式名称・規格・商品コード）の組み合わせを洗い出します。
2. 誤解が生じやすい表記のルール化
同じ「エビ」という表記でも、取引先によってサイズや冷凍・生などの規格が異なる場合があります。曖昧な表現が出た際に優先して割り当てる標準品目を取り決め、判断に迷う場合の確認フローを整理します。
3. 受注データの履歴をナレッジとして共有
特定できた紐づけ実績を一覧化し、受注担当者全員が参照できる状態にします。個人に頼っていた知識を組織のデータとして蓄積することで、確認作業の平準化を図ります。
業務手順の整理に加えて、過去の受注データを活用して商品紐づけの確認作業を補助する仕組みを取り入れることも効果的です。
鮮魚卸の注文業務をもとに開発された「さばける」は、単独で利用できる注文キャプチャ・商品紐づけサービスです。過去の受注票を使って専用に学習設定を行う機能を備えています。LINEなどで届いた注文文を貼り付けると、学習されたデータをもとに商品紐づけ結果が表示されます。
自動化だけに頼るのではなく、紐づけ結果を最終的に人の目で確認・修正できる構成になっているため、現場の運用に合わせた確実な受注確認が可能です。過去の取引データに基づいた紐づけを活用することで、略称や変則的な注文文の特定にかかる手間を軽減します。
食材の略称や曖昧な表記への対応は、過去の受注履歴を蓄積・整理し、紐づけの精度を高めていく取り組みが有効です。自社の受注フローを見直した上で、データ活用を補助するシステムの検討を進めましょう。
「さばける」の詳しい機能や導入の流れ、専用の学習設定に関する詳細は公式ページで確認できます。受注業務の確認手間を削減したい卸業者の方は、ぜひご覧ください。
飲食店として15年以上現場に立ち、その後は卸・流通の内側にも入りました。どちらの立場も見てきたからこそ気づいたことを、ここに書きとめています。