FAX나 손글씨 주문의 옮겨 적는 실수를 막는다. 수주부터 납품서·청구서까지를 일관 관리하는 도매의 실무

FAX나 손글씨 주문에서의 옮겨 적는 실수와 전표 작성의 부담

도매 현장에서는 거래처로부터 FAX나 손글씨 메모, 채팅 등으로 주문이 들어오는 경우가 적지 않습니다. 수주 담당자는 그것들을 수작업으로 판매 관리 시스템에 다시 입력하거나, 출하용 작업 지시서나 납품서를 개별적으로 작성하고 있습니다.

하지만 문자 오인이나 상품 코드 오탈자에 의한 이중 입력·옮겨 적는 실수는 현장의 업무 부담을 늘릴 뿐만 아니라, 오배송이나 청구 누락의 원인이 되기도 합니다. 특히 바쁜 시기에는 확인 작업에 쫓겨, 원래 주력해야 할 거래처 대응에 시간을 할애할 수 없다는 과제가 발생합니다.

수주부터 청구까지의 데이터 흐름을 정리하는 실무 수순

옮겨 적는 실수를 미연에 방지하기 위해서는, 수발주부터 청구까지의 업무 수순을 시각화하고, 데이터의 주고받기 횟수를 줄이는 실무의 정리가 필요합니다.

먼저, 거래처마다 제각각인 주문 방법이나 상품명의 표기 불일치를 정리하고, 자사의 표준 코드나 품명 규칙과 대조하기 쉬운 기준을 만듭니다. 다음으로, 수주 전표·작업 지시서·납품서·청구서의 각각의 작성 타이밍과 담당자를 도출하여, 같은 정보를 몇 번이고 직접 입력하고 있는 공정을 특정합니다.

수주 시에 작성한 데이터를 그대로 후속 작업 지시나 각종 전표로 인계할 수 있는 구조를 갖춤으로써, 직접 입력의 횟수를 최소한으로 줄이고, 확인·수정 포인트를 명확하게 좁히는 것이 가능해집니다.

수주 데이터를 핵심으로 한 일관 관리와 kurubehind의 기능

전표 처리의 효율화를 향한 실무 정리를 진행할 때, 수발주부터 청구까지를 일관되게 다루는 시스템의 도입이 유효한 수단이 됩니다.

「kurubehind」에서는 LINE·손글씨·FAX와 같은 현재의 주문 방법을 유지한 채, 수주 데이터로서 가져오는 것이 가능합니다. 가져온 주문 데이터는 상품과의 연계 결과를 화면 상에서 육안으로 확인·수정할 수 있습니다.

나아가, 일원화한 수주 데이터를 바탕으로, 창고용 작업 지시서부터 납품서·청구서까지 데이터를 연결하여 관리할 수 있습니다. 판매·매입·청구·입금·재고 데이터를 하나의 화면에서 확인할 수 있는 외에도, 거래처용으로 자사 상품을 게재하는 전용 주문 앱을 제공하는 것도 가능합니다. 다만, 업무 자동화에 있어서는 현장에서의 육안 체크나 운용 규칙의 정비가 병행하여 필요하게 됩니다.

업무 흐름의 개선을 향한 다음 단계

수주 업무의 이중 입력을 줄이고, 납품서나 청구서로의 연동을 원활하게 하려면, 자사의 현재 운용 패턴에 맞춘 단계적인 재검토가 효과적입니다.

자사의 수발주나 청구 업무로의 시스템 적합이나 도입 단계에 대해서는, kurubehind 의 공식 페이지에서 기능 상세나 자료 청구, 상담 창구를 마련하고 있습니다. 현장의 전표 관리를 효율화하는 첫 걸음으로서, 꼭 확인해 주십시오.