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음식점에서는 매일 배달되는 식재료나 비품의 납품서·매입 전표가 주방이나 사무실에 쌓이기 십상입니다. 매입처마다 양식의 서식이 달라, 납품 시 검수 후 파일이나 상자에 보관하고 있는 매장도 적지 않습니다.
하지만 나중에 "지난달 특정 식재료의 매입 가격을 확인하고 싶다", "청구서 금액과 납품서 합계가 일치하는지 대조하고 싶다"라는 상황이 발생하면, 대량의 종이류 중에서 해당 전표를 찾아내는 작업에 많은 시간과 수고가 듭니다. 또한 LINE이나 FAX, 전화 등 복수의 수단으로 발주하고 있는 경우, 발주 시의 보관본과 납품 서류가 분산되어 대조 작업이 더욱 번잡해지는 경향이 있습니다.
전표 확인의 수고를 줄이고, 필요한 정보를 원활하게 검색하기 위해서는 매일의 발주와 납품 서류의 취급 절차를 정리하는 것이 중요합니다.
우선 매입처별 납품서를 날짜순으로 정리하고, 월별로 보관용 파일에 분류하는 규칙을 정합니다. 나아가 발주한 품명·수량·금액의 기록을 종이 메모가 아닌, 통일된 서식으로 남기는 운용으로 전환합니다. 발주 시점의 데이터와 도착한 납품서의 기재 내용을 그날 안에 대조하는 습관을 들임으로써, 월말 청구서 대조 작업에서의 불일치나 확인 누락을 방지하기 쉬워집니다.
업무 절차의 정리와 함께, 발주 업무 자체를 디지털 툴로 집약하는 것도 유효한 선택지입니다.
매입 발주를 앱으로 모음으로써, 과거의 발주 이력이나 납품 서류를 일원적으로 앱상에서 확인할 수 있게 됩니다. 손안의 단말기에서 과거의 매입 내용이나 전표 정보를 검색할 수 있게 되기 때문에, 종이 서류를 찾아 헤매는 수고가 줄어듭니다.
KURU마트에서는 매입 발주를 앱으로 일원화할 수 있으며, 발주 이력·납품 서류를 앱으로 확인하는 것이 가능합니다. 마감 시간까지 주문 내용을 수정할 수 있는 것 외에도, 복수 도매상의 가격 비교나 매입 사용액을 그래프로 확인하는 기능도 갖추어져 있습니다. 매일의 발주 작업과 서류 관리를 연계시킴으로써, 확인 작업의 효율화를 도모할 수 있습니다.
종이 전표 정리나 과거의 매입 검색에 시간을 빼앗기고 있는 경우에는, 자사 매장의 발주·확인 플로우를 재검토하고, 앱을 활용한 관리 수법을 검토하는 것이 원활합니다.
KURU마트의 공식 페이지에서는 기능의 상세 및 앱의 다운로드 방법, 구체적인 도입 흐름을 확인할 수 있습니다. 매입 관리의 효율화를 향한 절차나 자사 매장의 운용으로의 적합에 대해, 공식 페이지에서 확인이나 상담을 진행할 수 있습니다.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.