飲食店では、毎日届く食材や備品の納品書・仕入れ伝票が厨房や事務所に積み重なりがちです。仕入れ先ごとに用紙の形式が異なり、納品時の検品後にファイルや箱へ保管している店舗も少なくありません。
しかし、後から「先月の特定食材の仕入れ価格を確認したい」「請求書の金額と納品書の合計が一致しているか照合したい」という場面が発生すると、大量の紙類の中から該当する伝票を探し出す作業に多くの時間と手間がかかります。また、LINEやFAX、電話など複数の手段で発注している場合、発注時の控えと納品書類が分散し、突き合わせ作業がさらに煩雑になる傾向があります。
伝票確認の手間を減らし、必要な情報をスムーズに検索するためには、日々の発注と納品書類の取り扱い手順を整理することが重要です。
まず、仕入れ先ごとの納品書を日付順に整理し、月ごとに保管用ファイルへ分類するルールを定めます。さらに、発注した品名・数量・金額の記録を紙のメモではなく、統一されたフォーマットで残す運用へ切り替えます。発注時点のデータと到着した納品書の記載内容をその日のうちに突き合わせる習慣をつけることで、月末の請求書照合作業での不一致や確認漏れを防ぎやすくなります。
業務手順の整理とあわせて、発注業務自体をデジタルツールへ集約することも有効な選択肢です。
仕入れ発注をアプリにまとめることで、過去の発注履歴や納品書類を一元的にアプリ上で確認できるようになります。手元の端末から過去の仕入れ内容や伝票情報を検索できるようになるため、紙の書類を探し回る手間が軽減されます。
KURUマートでは、仕入れの発注をアプリに一本化でき、発注履歴・納品書類をアプリで確認することが可能です。締め時間まで注文内容を修正できるほか、複数の卸の価格比較や仕入れ使用額をグラフで確認する機能も備わっています。日々の発注作業と書類管理を連携させることで、確認作業の効率化を図ることができます。
紙の伝票整理や過去の仕入れ検索に時間を取られている場合は、自店舗の発注・確認フローを見直し、アプリを活用した管理手法を検討するのがスムーズです。
KURUマートの公式ページでは、機能の詳細やアプリのダウンロード方法、具体的な導入の流れを確認できます。仕入れ管理の効率化に向けた手順や自店の運用への適合について、公式ページから確認や相談を行うことができます。
飲食店として15年以上現場に立ち、その後は卸・流通の内側にも入りました。どちらの立場も見てきたからこそ気づいたことを、ここに書きとめています。