이 글은 일본어 원문을 번역한 것입니다.일본어 원문 보기
복수 점포나 다수의 거래처를 안고 있는 체인 본부에서는, 매일 방대한 매입·수발주·청구 데이터가 발생합니다. 점포별 발주, 도매업자로부터의 납품, 청구서 발행이나 입금 확인, 재고 관리가 각각 다른 형식이나 시스템으로 처리되고 있으면, 데이터의 분단이 일어나, 월차나 주차의 대조 작업에 많은 시간이 걸려버립니다.
데이터 분단의 주요 원인은, 업무 프로세스마다 데이터 입력 타이밍이나 관리 방법이 다르고 있는 점에 있습니다. 점포로부터의 발주 수단이 FAX나 채팅 툴, Web 폼 등으로 나누어져 있으면, 본부에서의 매입 데이터 집약이 늦어집니다. 게다가 납품서나 청구서, 입금 기록, 재고의 움직임이 별개로 관리되고 있는 경우, 금액이나 수량의 불일치가 발생했을 때 과거의 전표를 수작업으로 소급하여 대조해야 합니다.
이러한 작업은, 현장의 백오피스 담당자에게 큰 부담을 줄 뿐만 아니라, 확인 누락이나 청구·지불 트러블의 원인도 됩니다.
전표 대조 시간을 줄이기 위해서는, 우선 본부에서 다루는 업무 플로우의 표준화와 데이터 항목의 정리가 필요합니다.
1. 공통 거래 식별자의 정리
점포, 거래처, 상품마다 공통으로 쓸 수 있는 코드나 식별 번호를 정의하고, 발주부터 납품·청구·입금까지 동일한 ID로 추적할 수 있도록 항목을 맞춥니다.
2. 전표 발행 타이밍의 규칙화
수발주가 발생한 시점에서 매입·판매 데이터로서 기록하고, 출하 작업 지시서, 납품서, 청구서가 동일한 데이터원으로부터 작성되는 플로우를 설계합니다.
3. 재고 동향과 입금 데이터의 대조 기준 설정
매입·판매의 움직임과 재고의 당겨오기, 입금 마감일별 대조 수순을 매뉴얼화하여, 일상적으로 진척을 확인해 나갈 수 있는 상태를 지향합니다.
이것들을 실무에 적용함으로써, 옮겨 적기 실수나 확인 작업의 중복을 미전에 방지할 수 있습니다.
실무 플로우의 정리와 함께, 데이터를 연결하는 구조의 도입을 검토하는 것도 유효합니다. 예를 들어, 업무 지원 서비스 「kurubehind」에서는, 판매·매입·청구·입금·재고 데이터를 하나의 화면에서 확인할 수 있는 기능이 준비되어 있습니다.
또한, LINE·손글씨·FAX 등의 현재 주문 방법을 살리면서 수주 데이터로 받아들여, 상품 연결 결과를 화면에서 확인·수정한 후, 작업 지시서부터 납품서·청구까지 일괄하여 수주 데이터를 연결하는 것이 가능합니다. 거래처용으로 자사 상품을 게재하는 전용 주문 앱 제공 기능도 갖추어져 있습니다.
덧붙여 체인·본부마다 관리 체제나 필요한 운용 플로우는 다르기 때문에, 기존 시스템과의 연계나 본부 업무로의 적합에 대해서는, 사전에 자사의 공통 업무 플로우에 합치하는지 여부를 자세히 확인·상담하면서 진행할 필요가 있습니다.
우선은 자사에서의 판매·매입·재고·입금 데이터의 흐름을 도출하여, 대조 작업에서 어디에 시간이 걸리고 있는지를 정리해 봅시다. 그 후, 자사의 수발주나 청구 업무에 어떤 구조가 적합할지를 검토하는 것을 추천합니다.
자세한 기능이나 도입·적합에 관한 상담은, kurubehind 공식 페이지에서 확인할 수 있습니다. 자료 청구나 업무 적합 문의 폼이 준비되어 있으므로, 실무 재검토를 향한 한 걸음으로서 활용해 주십시오.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.