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체인 본부나 수주 거점에서는 각 매장이나 거래처로부터 LINE·자필 FAX·챗 툴 등 다양한 형식으로 주문이 도달하는 케이스가 적지 않습니다. 현행 주문 방법을 그대로 운용할 수 있는 이점이 있는 반면, 「キャベツ」와 「きゃべつ」, 「특선 포크 1kg」와 「돼지 로스 1kg」와 같은 상품명의 표기 흔들림이나 약칭이 발생하기 쉬워집니다.
이러한 표기 흔들림은 상품 마스터와의 연결 오류나 오배송의 원인이 됩니다. 수주 담당자가 눈으로 확인하여 직접 입력하거나 새로 읽어 적용하는 작업은 부담이 크며, 작업량 증가에 따라 오류가 발생할 리스크도 높아집니다. 나아가 수주 단계에서 상품 연결이 바르게 이루어지지 않으면, 그 후의 작업지시서 작성이나 납품·청구 처리까지 영향이 미쳐 데이터의 불일치가 발생하는 요인이 됩니다.
주문 데이터의 연결 오류를 줄이고 업무를 효율적으로 정리하기 위해서는 먼저 실무 절차를 정비하는 것이 유효합니다.
1. 약칭·표기 흔들림의 패턴 정리와 통일 규칙의 주지
매장이나 거래처에서 자주 사용되는 약칭이나 품명 표기의 습관을 집약하여, 표준적인 상품명과의 대응표를 작성합니다. 가능한 한 통일된 명칭으로의 발주를 현장에 안내하여 헷갈리는 표기를 줄입니다.
2. 수주 데이터의 연결 확인과 수정 플로우의 확립
가져온 주문 데이터가 올바른 상품 마스터와 연결되어 있는지 수주 확정 전에 반드시 체크·수정할 수 있는 운용 플로우를 설치합니다. 자동 또는 반자동으로 상품 후보가 제시된 경우라도 담당자가 화면상에서 눈으로 확인하여, 다른 상품이 연결되어 있는 경우에는 조속히 올바른 상품 코드로 수정하는 규칙을 철저히 합니다.
3. 수주부터 청구까지의 전표 데이터 연계 준비
올바르게 연결된 수주 데이터를 베이스로 하여 작업지시서나 납품서, 청구서까지 일련의 데이터로 인계할 수 있는 상태를 만듭니다. 이를 통해 후속 공정에서의 이중 입력이나 전기 미스를 방지할 수 있습니다.
이러한 현장의 절차 정리를 시스템면에서 보조하는 구조로서 수발주·청구 업무를 지탱하는 서비스 「kurubehind」가 있습니다.
kurubehind에서는 LINE·자필·FAX 등 현재의 주문 수단을 바꾸지 않고 수주 데이터를 가져올 수 있습니다. 가져온 주문 데이터에 대한 상품 연결 결과는 화면상에서 확인할 수 있으며, 필요에 따라 수동으로 수정이 가능합니다. 이를 통해 표기 흔들림이 있는 주문이라도 확인·수정 작업을 원활하게 진행할 수 있습니다.
또한, 확정된 수주 데이터를 작업지시서부터 납품서·청구 처리까지 연결할 수 있을 뿐만 아니라, 판매·매입·청구·입금·재고 데이터를 하나의 화면에서 확인할 수 있는 환경을 구축할 수 있습니다. 거래처용으로 자사 상품을 게재할 수 있는 전용 주문 앱 제공도 가능하므로, 주문의 입구 자체를 정리하고 싶은 경우에도 활용할 수 있습니다.
체인 본부나 사업자마다 매장에서의 발주 방법이나 청구 규칙은 다릅니다. 도입을 검토할 때는 자사의 현행 플로우에 수발주·청구 업무가 어떻게 적합한지를 확인하는 것이 중요합니다.
자사의 주문 형식이나 상품 데이터의 상황을 정리한 후, 필요한 기능이나 데이터 연계 범위에 대해 상담을 진행함으로써 현장에 부하를 주지 않고 업무의 공통화를 도모할 수 있습니다.
기능의 자세한 내용이나 도입 흐름에 대해서는 kurubehind의 공식 페이지에서 확인할 수 있습니다. 자사의 수발주·청구 업무로의 적합에 관한 자료 청구나 상담도 받고 있으므로, 현장의 연결 오류나 업무 분단 해소를 향한 검토에 활용해 주십시오.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.