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도매업자의 수주 현장에서는, 거래처로부터 「◯월 ◯일 납품 희망」「뒷문으로 반입」과 같은 납품일 지정이나 전언 등의 비고 메모가 도착합니다. 이러한 메모가 작업 지시서나 출하 담당자에게 바르게 전달되지 않아, 배송일의 오류나 현장에서의 엇갈림이 생기는 경우가 있습니다.
전달 누락이 일어나는 큰 원인은, FAX나 LINE, 자필 메모 등 주문 수단마다 비고 정보의 취급이 달라, 기간 시스템이나 출하 지시서로 전기하는 단계에서 개인의 확인 작업에 의존하고 있는 점에 있습니다. 수주 입력·출하 지시·납품서 작성·청구 관리의 각 공정에서 데이터가 분단되어 있으면, 문의 대응이나 대조의 수고가 늘어나, 현장의 부담이 커져 버립니다.
전달 누락을 줄이고, 수주로부터 출하·청구까지를 원활하게 진행하기 위해서는, 먼저 거래처로부터의 비고 정보를 수주시 통일된 포맷으로 정리하는 수순이 필요합니다.
구체적으로는, 다음과 같은 업무 수순의 정비가 유효합니다.
・주문시에 수령한 납품일이나 지정 사항을, 수주 데이터의 유일한 항목으로서 기록하는 룰을 정한다
・작업 지시서를 발행할 때, 비고란이 자동으로 인쇄되는 출력 포맷을 정돈한다
・출하 완료 후에 납품서·청구서로 수주시의 지정 내용이 바르게 인계되도록 데이터 연계의 룰을 마련한다
개인의 메모나 구두 연락에 의존하지 않고, 수주 데이터를 축으로 하여 후속 업무로 전언을 잇는 구조를 정돈함으로써, 확인 누락이나 재작업을 막을 수 있습니다.
이러한 실무 수순을 뒷받침하는 수단으로서, 수발주로부터 청구·재고까지를 관리하는 시스템의 활용을 생각할 수 있습니다.
업무 지원 시스템인 「kurubehind」에서는, LINE이나 자필, FAX 등 거래처가 현재 이용하고 있는 주문 방법을 변경하는 일 없이 수주 데이터로서 캡처하는 것이 가능합니다. 캡처한 주문 데이터의 상품 연결 결과는 화면상에서 확인·수정할 수 있습니다.
나아가, 캡처한 수주 데이터를 바탕으로 작업 지시서로부터 납품서·청구서까지를 이어서 관리할 수 있습니다. 판매·매입·청구·입금·재고 데이터를 하나의 화면에서 확인할 수 있기 때문에, 출하 지시로부터 청구 확인, 재고 상황 확인까지를 일관되게 파악하는 실무에 도움이 됩니다. 또한, 거래처용으로 자사의 상품을 게재하는 전용 주문 앱을 제공하는 운용도 검토할 수 있습니다.
납품일 지정이나 비고의 전달 누락을 막는 구조 만들기는, 기존의 수주 경로를 갑자기 전부 변경할 필요는 없습니다. 우선은 자사의 수주 입력으로부터 출하 지시서 작성, 청구 처리에 이르기까지의 데이터 연계 흐름을 정리하는 것부터 시작합시다.
제품의 도입에 있어서는, 자사의 업무 플로우에 기능이 어느 정도 적합한지를 사전에 확인하는 것이 중요합니다. 「kurubehind」의 기능이나 자료 청구, 자사 업무에의 적합에 관한 상담은 공식 페이지에서 받고 있습니다. 현장의 전달 미스를 줄이고 일관 관리를 진행하는 한 걸음으로서, 상세를 확인해 주십시오.
자세한 내용은 kurubehind 공식 페이지를 확인해 주십시오.
음식점 현장에서 15년 넘게 일한 뒤, 도매·유통 현장에서도 일했습니다. 양쪽 입장을 모두 보아 왔기에 알게 된 것들을 이곳에 기록하고 있습니다.