注文をデジタル化しても、受注が楽にならない理由

食材卸の受注は、今もいろいろな形で届きます。

LINE、FAX、電話、手書きのメモ。

だから「まずデジタル化しよう」という話になります。

それは正しいと思います。

手書きをOCRで読み取る。
LINEの文章をテキストにする。
FAXを画像からデータにする。

ここまでできれば、仕事はかなり減りそうに見えます。

私たちも、最初はそう思っていました。

読み取れることと、分かることは違う

たとえば「生1」という注文が届いたとします。

文字として読み取ること自体は、そんなに難しくありません。

問題はその先です。

「生」が、商品マスタのどれを指しているのか。

A店では生サーモンかもしれない。
別の店ではまったく違うものを「生」と呼んでいるかもしれない。

「赤2」
「いつもの3」
「前と同じ」

こういう注文もあります。

文字を正確に読めても、
それだけでは正しい商品になりません。

溝を埋めているのは、担当者の記憶

では、なぜ今まで仕事が回ってきたのか。

担当者が覚えているからです。

「あの店の“生”はこれ」
「この店で1と言ったら1kg」
「この商品だけは箱単位」

こうしたルールが、担当者の頭の中に積み上がっています。

だから注文が多少あいまいでも回ります。

裏を返すと、

システムではなく、人の記憶がマスタになっている

ということでもあります。

人を増やしても、そのままでは解決しない

取引先が少ないうちは、このやり方でも成立します。

しかし取引先が増えれば、覚えるルールも増えます。

新しい人が入れば、また一から教えることになります。

「あの人しか分からない」が増えていく。

これは能力の話ではなく、
覚えることを人に預けている構造の話だと思います。

順番の問題ではないか

デジタル化そのものが無駄だとは思いません。

ただ、読み取りだけを先に進めても、
その後ろにある照合作業は残ったままです。

先に決めるべきなのは、

・どの呼び方が、どの商品なのか
・その対応を、どこに残すのか

この二つではないでしょうか。

紙をデータにする前に、
記憶をデータにする。

遠回りに見えて、
実はそちらが先なのかもしれません。