飲食店などの取引先からLINEやチャットツールで届く注文メッセージは、手軽な反面、受注担当者にとって入力や確認の手間がかかる要因になりがちです。「いつもの」「キャベツ大」といった省略した名称や規格の記載漏れ、表記揺れが含まれていることが多く、担当者は過去の取引履歴や記憶を頼りに商品を特定しなければなりません。
商品特定が難しいために、基幹システムへの手入力で型番を間違えたり、取引先に再度確認の連絡を入れたりする手戻りが発生します。受注が集中する時間帯には、この特定作業と手入力の負担が業務のボトルネックとなり、出荷準備の遅れにつながることもあります。
こうしたチャット受注における手間を減らすためには、現場の実務手順をあらかじめ整理しておくことが有効です。
まず、取引先ごとに頻出する商品の「略称」や「独自の呼び方」と、自社の正しく登録された商品コードや正式名称を紐づけた対応表を作成します。また、規格の記載がない注文が届いた際の確認手順や、標準的な解釈ルールを社内で共有しておくことで、担当者ごとの判断のばらつきを防ぐことができます。
さらに、届いた注文テキストを手作業で打ち直すのではなく、注文データをキャプチャして商品候補を自動で照合できるツールを導入し、最終的な確認作業のみを担当者が行う仕組みに移行していくことが実効的です。
LINEなどで届くテキスト注文の紐づけ作業を効率化する選択肢として、卸業者向けの注文キャプチャ・商品紐づけサービス「さばける」があります。
「さばける」は、鮮魚卸の注文業務をもとに開発されたサービスで、単独で利用することが可能です。LINEなどで届いた注文文を画面に貼り付けることで、学習済みの商品紐づけ結果を表示し、担当者が目で確認することができます。
また、過去の受注票を使って専用に学習設定を行うことができるため、自社特有の商品名や取引先ごとの注文の癖に応じた紐づけ精度を高めていくことができます。完全に作業を自動化するのではなく、ツールによる一次特定と人による確認を組み合わせることで、手入力のミスや商品特定にかかる時間を削減できます。
チャット受注の商品特定や手入力にかかる手戻りを減らし、受注業務をスムーズに進めたい方は、ぜひツールの活用をご検討ください。「さばける」の詳しい機能や過去の受注票を用いた学習設定、導入の流れについては、公式サービスページで確認・相談ができます。
詳細については、さばける公式ページをご覧ください。
飲食店として15年以上現場に立ち、その後は卸・流通の内側にも入りました。どちらの立場も見てきたからこそ気づいたことを、ここに書きとめています。